Por onde começar usar SaaS: entenda quais são os benefícios e vantagens, desvantagens e barreiras, o mercado e o futuro do SaaS.

 

Este artigo refere-se ao Capítulo 11 do livro “Computação em Nuvem para Gestores de Negócios”

Hoje há centenas de provedores de SaaS, software como serviço,  onde tudo é gerenciado pelo provedor, do armazenamento dos dados às aplicações, como mostra a figura a seguir.

 

Por onde começar usar IaaS

 

Exemplo simples

 

Um exemplo simples é o Office: no lugar de instalar o pacote Office tradicional nos servidores e máquinas da empresa, pode-se adotar o Office 365[1], que roda na nuvem e tem um modelo de custos de licenciamento bastante compensador – além de permitir o uso do Office também em dispositivos móveis. Os pacotes ficam disponíveis remotamente, não somente em equipamentos do escritório (internos).

Outra oferta na mesma linha é a do Google, Google APPs for Work[2], que além de ter um sistema de e-mails imbatível tem também aplicações de escritório integradas, compatíveis com o Office.

Como a infraestrutura necessária vai estar na nuvem (os aplicativos e os dados), o pessoal de TI fica com mais tempo livre para cuidar de tarefas mais importantes e que de fato agregam valor ao negócio da empresa. Basta imaginar que vão diminuir exponencialmente as chamadas reclamando que o sistema de e-mails parou… ou que as caixas não têm mais espaço… ou que não conseguem mandar anexos grandes… e por aí afora.

 

O que hoje é produzido ou mantido internamente e vale a pena ser substituído por SaaS?

 

A rigor, todos os sistemas (e, por decorrência, a infraestrutura necessária para esses sistemas) que não fazem parte dos sistemas core[3] da organização.

 

Por onde começar usar SaaS

 

Se sua empresa tem 5 pessoas só para cuidar de problemas com softwares do Office (Outlook, Word, Excel e outros), fazer instalações locais, atualizações, cuidar da segurança, backup, etc. – note que isso em nada aumenta a capacidade de sua empresa competir no mercado e se diferenciar.

Além do Office 365, você pode pensar em usar serviços na nuvem como Help Desk, soluções de contabilidade (guarda e validação de documentos fiscais) como o Spedia[4], soluções de ERP como o ERP Gestão WEB[5], soluções de CRM como o Sales Cloud[6] (em português) ou mesmo o Zoho CRM[7] – só para citar alguns casos. Se você procurar, vai encontrar na internet um fornecedor na nuvem com a aplicação que você precisa.

Pense bem nas coisas que sua empresa precisa fazer, mas que não trazem nenhuma vantagem competitiva. Por exemplo:

  • Atualizar um ERP próprio para funcionar dentro das regras fiscais da legislação brasileira, que tem quase 60 impostos diferentes e leis, medidas provisórias e regulamentações que são publicadas em média a cada 15 minutos (isso mesmo, cerca de 100 regras novas por dia!). Sua empresa, obviamente, tem que usar um sistema que a deixe operando dentro das boas regras de governança corporativa e sem flancos abertos para fiscalização. Mas não é justo que sua equipe de TI fique correndo atrás dessas mudanças, numerosas – e que em nada alavancam seu negócio.
  • Guardar e validar documentos fiscais (notas fiscais do SPED) nos computadores e servidores da empresa. Além de ser um trabalho de mão de obra intensiva, o risco fiscal é enorme: as multas são violentas no caso de perda de documentos. Empresas grandes, com vários pontos de vendas e emissão de milhares de notas por dia, acabam tendo que montar um exército de operadores, validadores e uma infraestrutura extremamente onerosa para backup e contingências, que nem sempre funciona ou permite a extração dos dados exigidos pela fiscalização, sem uma tonelada de trabalho de programação. E acabam gastando até 1.5% do faturamento para essas atividades que nada agregam ao negócio.
  • Manter uma equipe interna somente para cuidar das atualizações dos sistemas da Microsoft, que solta várias atualizações mensais e pesados “service packs” de tempos em tempos que, se não forem instalados, comprometem a segurança dos dados e do sistema operacional em todas as máquinas Windows… Os problemas decorrentes dessas atualizações em geral causam travamento nas máquinas de usuários, exigindo forte envolvimento de profissionais de TI que operam o Help Desk, que passam a atender a diversas chamadas diárias dos usuários, em ritmo crescente. Consumindo a equipe de TI, isso gera custos – mas não agrega valor e nem aumenta a capacidade competitiva.

Resumindo: começar a trabalhar com a nuvem não é nada complexo e o início pode ser feito com a compra de serviços de aplicações que não precisam estar nos servidores e máquinas da própria empresa. Com as vantagens e desvantagens colocadas a seguir.

 

Benefícios e Vantagens das aplicações SaaS em Nuvem

 

Custos Menores e Possivelmente Decrescentes

Custos de licenciamento em geral bem inferiores aos de licenciamento interno da empresa (provedores negociam preços para centenas de milhares ou milhões de usuários com os produtores de aplicações, ou são os próprios geradores das mesmas).

A empresa não compra uma licença para uso eterno (que é um investimento antecipando despesas): em geral paga um aluguel mensal por usuário. Por isso SaaS é conhecido como software sob demanda. Aluguéis mensais, se pagos anualmente, em geral desfrutam de significativos descontos. Os provedores também revisam seus preços e, de tempos em tempos, passam a ter ofertas com preços menores, em função de seu crescimento e suas políticas de marketing.

 

Investimentos Menores

A empresa não precisa investir em hardware e infraestrutura (segurança, backup, espaço, luz, refrigeração etc.) para instalar os aplicativos – paga apenas um aluguel que varia de acordo com o número de usuários. Como a aplicação fica armazenada remotamente, a empresa não precisa investir em hardware (e toda tecnologia derivada) para disponibilizar as aplicações SaaS.

 

Liberação da Equipe de TI

Eliminação total da necessidade da equipe de TI ficar cuidando de atualizações (“patches”, “service packs”, “upgrades “de versão etc.).

Muitas aplicações de SaaS já vêm configuradas previamente. Isso reduz o tempo de instalação e configuração em cada máquina, liberando tempo precioso da equipe de TI. Em geral o setup das aplicações SaaS consome um tempo muito menor das equipes de TI, comparado ao setup local de aplicações licenciadas. Também em geral os provedores fornecem painéis administrativos que facilitam a instalação para todo os usuários.

O gerenciamento de recursos, como espaço em disco, capacidade de rede, sistema operacional ou servidores fica a cargo do provedor de serviços, liberando tempo das equipes de TI para funções mais nobres e que agregam valor ao negócio.

 

Liberdade para os Usuários das Aplicações

Liberdade para os usuários utilizarem os serviços em qualquer tipo de dispositivo, inclusive mobile, sem necessidade de nenhum desenvolvimento adicional da empresa contratante.

Os colaboradores podem acessar as aplicações e seus dados em qualquer lugar do mundo – o que é uma grande vantagem para empresas que operam globalmente. Também isso é ótimo para executivos que viajam muito. Ou para os “workaholics”, que trabalham até nos fins de semana, em suas casas.

O compartilhamento de arquivos entre os colaboradores da empresa normalmente é facilitado em áreas comuns, de forma que não há necessidade de se mandar e-mails com anexos de qualquer tamanho, basta compartilhar uma área de uso comum.

 

Mais Segurança

Segurança maior: backup, esquemas de redundância, ajustes do sistema para picos de operação (elasticidade): tudo isso fica por conta dos provedores das aplicações, que tem que fazer isso para todos seus clientes.

 

Maior Disponibilidade e Capacidade de Atendimento

Disponibilidade maior (robustez): se na sua empresa começa a “chiadeira” cada vez que um sistema de produção para, imagine num provedor de aplicações! São milhares ou milhões de usuários. Assim, os provedores têm esquemas de contingência, redundância, etc. para ter um ínfimo MTBF (tempo médio entre falhas).

Para o usuário isso significa – ou dá a sensação – de que os serviços estão sempre disponíveis, 24 horas por dia x 7 dias da semana, sem qualquer queda dos serviços oferecidos. E, na prática, é isso que acontece na perspectiva dos usuários, que não têm a menor ideia dos problemas que os provedores estão enfrentando.

Capacidade ilimitada: os modelos disponíveis permitem que você agregue qualquer número de usuários, com qualquer volume de demanda nas aplicações. Não é necessário investir em servidores próprios para atender mais usuários ou usuários com maior nível de demanda.

 

Atualização Permanente

Os fornecedores das aplicações continuamente investem no aprimoramento de seus produtos, tornando-os mais poderosos, mais velozes, mais simples de usar e aumentando o número de funcionalidades, etc. A empresa contratante jamais teria condições de investir continuamente em aplicativos internos que não são chave para o negócio e, mesmo que fizesse isso, jamais poderia investir o que investem os provedores, que atendem a milhares (as vezes milhões) de clientes e diluem seus custos de desenvolvimento em todas as contas.

 

Desvantagens das Aplicações SaaS em Nuvem

 

“Impressão” de Segurança Duvidosa

Como os dados ficam armazenados na nuvem, muitas empresas consideram isso um risco muito elevado. Sentem-se mais seguras com os dados armazenados “em casa”, com os esquemas de backup e contingenciamento da empresa. O ponto aqui é analisar o provedor e comparar sua segurança com a segurança interna. Normalmente, esta desvantagem é muito mais cultural do que técnica.

 

Tempo de Resposta Maior

Obviamente, aplicações rodando no ambiente da empresa podem ter tempo de resposta melhor. Ou seja, operar os sistemas demora “um pouquinho mais”. Aplicações e dados armazenados na nuvem podem ter tempo de acesso maior, quando comparados ao dos servidores internos da empresa. Se a expectativa de tempo de resposta gira em termos de milissegundos, isso pode ser um problema. Normalmente esse não é o caso: milissegundos a mais não trazem nenhum transtorno.

 

Dependência Total da Internet

Com SaaS, os dados são transferidos da internet e para a internet. O que faz com que o tipo e a qualidade de conexão com a internet que a empresa possui se torne um fator crítico no processo. A velocidade de transmissão depende essencialmente da conexão à internet. Mesmo que os servidores do provedor tenham altíssima velocidade de resposta e acesso a uma banda de internet generosa, os tempos vão estar associados à qualidade da internet que a empresa tem.

 

Mobilidade na Troca de provedor

Se sua empresa decidir trocar de provedor SaaS, por qualquer motivo (custos, funcionalidades, etc.) essa transição não é tão simples. Como os dados originais estão no provedor, haverá a fatal necessidade de copiar os dados e transferi-los para o novo provedor. Esta tarefa é complexa e lenta, pois implica na transmissão de arquivos muito grandes pela internet, além da adaptação dos “layouts” de arquivos.

 

Barreiras para adoção de SaaS

 

É óbvio que as vantagens de se utilizar SaaS são bem maiores que as possíveis desvantagens. Se é tão bom assim, por que todas empresas ainda não adotaram o SaaS? Motivos típicos:

 

“Preferimos manter nossos dados em nossos computadores”

Imagina-se que os dados na nuvem possam vazar de alguma forma, caindo em mãos de concorrentes ou do governo ou ainda de pessoas inescrupulosas atuando como “hackers”. O fato é que isso pode acontecer, até com maior probabilidade, com os dados armazenados dentro da própria empresa.

Na verdade, o provedor de serviços tem muito mais motivos para se preocupar com a integridade e a segurança dos dados que o próprio usuário. Se perder um único cliente por esse motivo, sai do mercado. E investe muito mais nesses quesitos de segurança e de backup, porque opera em escala.

Outro fato é que os e-mails da empresa hoje trafegam através da internet, com anexos, em geral sem criptografia, mesmo quando passam de um colaborador a outro – e podem ser interceptados em qualquer estágio da transferência se forem transferidos sem protocolos seguros.

Ao compartilhar arquivos via provedor, não há transferência física desses dados, apenas autorizações de acesso para outros usuários. A questão do governo também não se justifica: pela legislação brasileira, qualquer fiscal pode solicitar qualquer dado ou documento de sua empresa e, em casos mais graves, até retirar os computadores para investigação. Não há como levar os computadores da nuvem…

 

Puro desconhecimento ou inércia

As coisas continuam sendo feitas como eram feitas. Estão funcionando relativamente bem e isso cria uma zona de conforto, que por sua vez cria resistência à mudança. Os gastos de TI com pessoal, licenças, infraestrutura já estão há anos nos orçamentos.

Até o dia em que algum diretor (em geral novo) pergunta e questiona: “porque gastamos tudo isso para manter tais disponibilidades rodando? Não há como reduzir esses custos? “. Em médias e grandes empresas esses custos representam quantias muito elevadas, que indiretamente impactam o custo dos serviços e produtos vendidos, reduzindo a competitividade e a rentabilidade do negócio.

 

Por onde começar a implantar SaaS?

 

Começar a usas SaaS é simples e barato. Em geral as aplicações rodam em qualquer sistema operacional. Alguns provedores fornecem opções de uso como amostras, de forma que a empresa facilmente pode usar e testar as aplicações, antes de se decidir pela sua adoção em escala. Mesmo não havendo amostras, em geral o pagamento é feito pelo tempo de uso e/ou pelo número de usuários, com opções de pagamento mensal, com a possibilidade de corte a qualquer momento.

Obviamente, muitos provedores dão descontos significativos para pagamentos anuais em relação aos mensais, porque antecipam receitas. Mas essa decisão pode ser tomada depois dos testes que são feitos sem custos, ou com custos irrisórios.

Se sua empresa ainda não adotou nenhum SaaS, isso não é vergonha alguma. A despeito destas ofertas existirem há muitos anos, somente recentemente as empresas passaram a adotá-las em larga escala.

O interessante é que a adoção de SaaS é fácil, rápida e barata de testar. No fundo, basta querer começar. E esse pode ser um ótimo começo para ir para a nuvem.

Se você está convencido de que as vantagens do SaaS para sua empresa podem ser maiores que as desvantagens, sugerimos fazer uma lista simples dos sistemas/aplicações da empresa, colocando ao lado 4 colunas:

  • Coluna 1: Importância do sistema/tipo de aplicação nas atividades finais da empresa. Pergunte-se: se este sistema rodar perfeitamente, numa escala de um a dez, o quanto minha empresa se torna mais competitiva no mercado. Ou pergunte-se: se este sistema/tipo de aplicação parar, qual a gravidade para a entrega de meus serviços e produtos, ou ainda qual o impacto direto no curtíssimo prazo sobre a minha base de clientes.
  • Coluna 2: nesta coluna coloque um valor muito estimativo de quanto esse sistema/tipo de aplicação representa nos custos totais de TI da empresa.
  • Coluna 3: nesta coluna coloque a multiplicação dos dois valores anteriores.
  • Coluna 4: nesta coluna faça uma classificação de prioridades: quanto menor o resultado (Importância x Participação), maior a Prioridade de implantação de SaaS.

Não é uma metodologia perfeita, mas pode ajudar a mapear o que inicialmente poderia ser levado para SaaS, sem afetar demais o risco operacional do negócio. Apenas dá uma “dica” inicial, para que sua empresa não comece por algo que tem muito risco de operação e muito menos por sistemas que têm a ver com o foco fundamental do negócio. Depois que iniciar, você certamente desenvolverá seu próprio método de análise, especialmente se ganhar confiança no processo (tendo como base os resultados de decisões anteriores).

 

Por onde começar usar SaaS

 

Neste exemplo muito simples, os sistemas A e D são os primeiros candidatos para se pensar em SaaS. Um Produto “baixo” significa que há baixo impacto nos custos e ou baixo impacto nas operações. É uma forma de se começar com baixo risco operacional. Apenas para testar o conceito.

No exemplo, o sistema E provavelmente é um sistema core: se parar, tudo para. A rigor não se deveria nem cogitar pensar em SaaS. Mas aqui vale uma observação: depende do que a empresa faz e como ela faz.

Imagine um “call center”. O sistema E provavelmente seria o sistema de apoio ao atendimento do call center: é vital (se parar, tudo para) e tem grande participação nos custos totais. No entanto, se formos aprofundar a questão, no caso de um call center, o grande diferencial de atendimento está intimamente associado ao perfil pessoal dos atendentes (educação, polidez, autocontrole), ao nível de treinamento que recebem (conhecimento dos produtos e serviços da empresa) e, ainda, à inteligência dos scripts montados para se dar um ótimo atendimento, que resolva os questionamentos dos clientes.

Neste caso, o sistema que suporta as operações é um meio e não um fim: ele permite registrar as ocorrências, mas não é ele que produz, de fato, as soluções: não faz cálculos, não entrega nada para os clientes e – sejamos honestos – em geral dá muito pouco apoio aos atendentes (que vivem pedindo dados que você já digitou na URA, para poder chegar a eles). Neste caso, procurar um provedor com um ótimo sistema de apoio ao “call center”[8] pode fazer todo sentido, mesmo que seja a última coisa que a empresa faz. Pode não ser a primeira prioridade – mas talvez não deva ser descartada.

 

O mercado e o futuro do SaaS

 

Os gastos globais com SaaS cresceram quase 18% de 2013 para 2014, de acordo com a empresa Gartner. Já a empresa de pesquisa IDC concluiu que as vendas de SaaS delivery estão ocupando muito rapidamente o mercado de softwares tradicionais, com um crescimento 5 vezes maior. Sua projeção para o ano encerrado de 2015 é que de cada US$ 5 dólares gastos com software “empacotado”, US$1 foi consumido no modelo SaaS.

Como vimos no estudo da Cisco, SaaS se tornará em breve o maior dos três mercados, representando 59% do mercado total de computação em nuvem contra os 41% atuais.

Globalmente, esse mercado (considerando todos serviços em nuvem) vai gerar receitas de US$ 204 bilhões[9] em 2016, representando um aumento de 16.5% sobre os gastos totais em 2015.

 

Por onde começar usar SaaS

 

Isso reflete uma mudança de paradigmas no mercado como um todo, mostrando que vale a pena analisar a questão do uso de SaaS na sua empresa, se essa análise ainda não foi feita.

 

Conclusão

 

Concluindo, para implantar SaaS sua empresa pode começar por onde há menor risco, mesmo que de início não haja muito impacto nos custos. Ganhando segurança, poderá partir para aplicações mais ousadas, que tenham maior impacto nos custos. E guardar as economias realizadas para aplicar no desenvolvimento de aplicações que efetivamente são a chave para o sucesso do seu negócio e para manutenção dos diferenciais competitivos.

 

Referências

[1] Office365 Business: http://products.office.com/pt-br/business/office-365-business

[2] Google APPs for Work: https://www.google.com/intx/pt-BR/work/apps/business/

[3] Sistemas Core: são os sistemas de produção que efetivamente ajudam a empresa a colocar seus produtos e serviços no mercado e a se diferenciar frente a concorrência. Em geral esses sistemas são críticos porque, se pararem, a empresa para de efetuar vendas ou entregar serviços essenciais, tanto para usuários internos quanto para clientes. Melhorias nesses sistemas podem ajudar a empresa a se diferenciar ainda mais no mercado.

[4] Spedia: http://spedia.com.br/

[5] ERP GestãoWeb: http://www.peoplesolutions.com.br/software

[6] Sales Cloud da Slaes Force: http://www.salesforce.com/br/sales-cloud/overview/

[7] Zoho CRM: http://www.zoho.com/crm/

[8] Ver provedores de call center como Freshdesk (http://freshdesk.com/) ou #CLogic (http://www.3clogic.com/).

[9] Gartner Says Worldwide Public Cloud Services Market Is Forecast to Reach $204 Billion in 2016 – http://www.gartner.com/newsroom/id/3188817

Por onde começar usar SaaS

Por onde começar usar PaaS
10 Mitos e crenças sobre Computação em Nuvem

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