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Cynefin: como tomar boas decisões em projetos ágeis

O cynefin é um framework de sensemaking e decision making criado em 1999 por Dave Snowden, pesquisador do campo do conhecimento e da ciência da complexidade, enquanto ele trabalhava na IBM (International Business Machines Corporation). Representado por uma forma de linhas orgânicas, ele é composto por 5 domínios: 1-Claro, 2-Complicado, 3-Complexo, 4-Caótico e 5-Confuso.

Cada domínio possui características próprias, que orientam os modos de agir em cada situação, dependendo do nível de complexidade e imprevisibilidade que foi diagnosticado no contexto. Ou seja, além de ser um framework que permite dar sentido para as situações, o cynefin é utilizado para guiar a tomada de decisões, auxiliando, por exemplo, na escolha do melhor tipo de fluxo de trabalho para o seu projeto.

Isso porque, a escolha do fluxo e, consequentemente, dos papeis que serão necessários no projeto, está diretamente relacionada ao entendimento do contexto, capacidade de observação e análise de dados relevantes. Como você vai poder acompanhar nesse post, agir seguindo as ideias do domínio complicado quando, por exemplo, a sua realidade é complexa, pode trazer uma série de consequências para o desenvolvimento dos seus projetos, incluindo perda de receita e de timing para a inovação.

A seguir, vamos falar sobre as aplicações do cynefin e como esse framework pode ser utilizado para auxiliar você e sua equipe a lidar com a complexidade das situações do dia a dia e os impactos desse processo de observação e diagnóstico na conquista dos resultados esperados.

Como utilizar o Cynefin?

Para entendermos como utilizar esse framework é interessante começarmos por seu surgimento.

Cynefin é uma palavra galesa (cuja pronúncia é ku-nev-in) que, no sentido literal, significa “habitat”, mas que nesse contexto quer dizer um lugar de muitos pertencimentos. Snowden, autor do livro Cynefin – Weaving Sense-Making into the Fabric of Our World, criou esse framework com o objetivo de entender como redes informais, aliadas a tecnologias de apoio, facilitavam a conectividade e formavam novas redes e sistemas.

De acordo com artigo da Harvard Business Review, escrito pelo próprio Snowden e por Mary E. Boone, líderes que entendem que o mundo normalmente é irracional e imprevisível encontram muita utilidade no cynefin. Isso porque, ele auxilia no entendimento do contexto das situações, propondo novas abordagens para tomar decisões em cenários complexos, já que ele permite visualizar com clareza as perspectivas de uma situação, assimilando conceitos complexos, para resolver os problemas do mundo real, aproveitando as oportunidades.

O cynefin é normalmente representado por uma figura bem características de linhas orgânicas, que formam 5 domínios, como você pode visualizar na imagem abaixo:

cynefin

 

Fonte: Cynefin.io

Porém, antes de entramos nos detalhes dos sistemas e em sequência de cada domínio, para explicar a utilização desse framework, é necessário estabelecer alguns pontos:

  • O cynefin é um framework, ou seja, ele não funciona como um manual de instruções. O ideal é que você utilize os seus dados e informações para criar seu próprio desenho, em vez de tentar moldar a sua realidade ao cynefin.
  • O cynefin não é um framework de categorização, justamente porque os dados antecedem o framework e não ao contrário.
  • Os domínios não são permanentes, eles mudam conforme as situações se alteram ou, simplesmente, com a passagem do tempo.

Melhores práticas para utilizar o cynefin

Para utilizar bem esse framework tenha em mente que os detalhes são muito importantes. Por isso, as discussões devem ser orientadas pelos dados, utilizando essas informações para dar sentido e significado para as situações.

Dependendo do tema você pode também diminuir a granularidade das situações, para não perder nenhum detalhe e compreender de forma mais ampla o contexto daquela situação. Isso acontece para fluxos que são mais extensos, compreendendo não só o desenvolvimento do projeto em si, mas também as decisões de negócio antes de início do projeto e os impactos pós-desenvolvimento.

Procure formar um grupo diverso de opinião e de conhecimento, para ampliar as perspectivas na mesa, levando mais aspectos em consideração.

Quais são os tipos de sistemas?

Um sistema é um conjunto de elementos ou agentes interdependentes, que formam um todo organizado. Para entendermos o cynefin é necessário conhecer 3 tipos de sistema: os ordenados, os complexos e os caóticos.

Sistemas ordenados: a relação entre causa e consequência é previsível, tornando esse sistema previsível. Como o todo é igual à soma das partes, mesmo que você retire e acrescente esses elementos novamente, o sistema vai continuar funcionando da mesma forma.

Sistemas complexos: nesse sistema, os elementos são emaranhados; ação e reação não estão diretamente ligados, porque há mais elementos que se relacionam entre si e com itens externos. A evolução do sistema acontece de forma emergente.

Sistemas caóticos: ambiente altamente imprevisível e aleatório, os agentes evoluem com rapidez. Sistema sem restrições efetivas.

5 domínios do Cynefin

1 – Claro: acontece dentro dos sistemas ordenados, possui restrições rígidas e não permite movimentações. Aqui há um padrão rígido de comportamento, já que há uma melhor prática para responder ao problema.

Nesse domínio, o ideal é “sentir – categorizar – responder”.

2 – Complicado: acontece em cenários que são ordenados e previsíveis. Esse domínio é mais flexível do que o claro, portanto há um pouco mais de liberdade, porque não existe uma única prática, mas sim um conjunto delas.

Nesse domínio, o ideal é “sentir – analisar – responder”. Na fase de análise, você pode contar com um especialista para analisar os dados e decidir a melhor resposta.

3 – Complexo: sistema com agentes emaranhados, ou seja, aqui você não tem acesso a todas as partes do sistema, de forma que o todo pode ser maior ou menor do que todas as partes. Isso significa que agentes diferentes podem entrar e sair do sistema a todo momento, interagindo entre si.

Nesse domínio, o ideal é “sondar – sentir – responder”.

Aqui, é necessário sondar, porque como o sistema muda, é necessário entender o porquê disso, o que requer experimentos paralelos. O ideal é que esses experimentos sejam diversos, explorando até mesmo hipóteses contraditórias, para que seja possível analisar os resultados com mais precisão. Porém, lembre-se de que é interessante que esses experimentos sejam “safe to fail”, para que você possa retroagir ou recomeçar sem muitos prejuízos.

4 – Caótico: no caótico não há restrições efetivas, porque normalmente, nessas situações há muita energia, com muitas coisas acontecendo. Em um contexto caótico procurar por respostas certas será uma perda de tempo: a relação entre causa e efeito são impossíveis de determinar, porque elas mudam de forma constante. Não há nenhum tipo de padrão que possa ser identificado, apenas turbulências.

Por isso, nesse domínio, o ideal é “agir – sentir – responder”, porque a ideia é agir para migrar para outro domínio no qual seja possível planejar melhor as ações.

5 – Confuso: no confuso, não é possível se localizar direito, é como se você estivesse diante de uma neblina. Por isso, é necessário investigar para chegar mais perto da situação, facilitando a localização. Para fazer isso, você pode diminuir a granularidade da circunstância.

No vídeo abaixo, você pode conferir esses conceitos apresentados pelo próprio Dave Snowden. O conteúdo está em inglês, mas se quiser, pode ativar as legendas automáticas do Youtube.

 

Além disso, é importante ressaltar que, por exemplo, o fato de você estar atualmente no domínio claro, não significa que a situação não vá mudar. Um erro inesperado no domínio claro pode te levar para o caótico em questão de minutos.

Outro ponto interessante que podemos ressaltar é que o caos é muito propício para a inovação. Ela pode ser estimulada por meio de um caos controlado, porque, de acordo com o artigo da HBR já mencionado, as pessoas costumam estar mais abertas ao tema quando incentivadas por seus líderes. Para isso, você pode aplicar uma técnica e gerenciar caos e inovação de forma paralela: no momento da crise, você pode dividir o seu time em 2, um para solucionar o problema e outro para pensar em oportunidades para agir diferente. Se você esperar a crise acabar, terá perdido a sua chance.

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Qual a importância de medir as variáveis de um projeto?

Como já comentamos no início desse post, o cynefin é também um framework que orienta a tomada de decisões. Para fazer boas escolhas, é necessário considerar uma série de variáveis, que fazem parte do contexto do seu projeto.

Isso porque, existem algumas armadilhas que podem te levar a tomar uma decisão ruim, são elas:

  • Pressa: nós sabemos que em um mundo VUCA (Volatility, Uncertainty, Complexity e Ambiguity ou Volatilidade, Incerteza, Complexidade e Ambiguidade), há a necessidade cada vez mais latente de fazer escolhas com rapidez. Entretanto, como já diz o ditado “a pressa é inimiga da perfeição” e pode afetar o seu processo de tomada de decisão.
  • Dados parciais: a coleta de informações é fundamental para entender o contexto. Entretanto, muitas vezes, acabamos não questionando como esses dados foram coletados, se há outras informações que estamos deixando de lado ou se há outras maneiras de extrair esse tipo de informação. Essas questões são importantes, justamente porque elas garantem que seja possível ter uma visão mais completa da situação, para que você tenha as informações necessárias e faça uma boa escolha.
  • Falta de diversidade: tomar decisões sozinho(a) ou em um grupo que não possui diversidade de pensamento pode ser uma armadilha, porque a tendência é que nessas situações os temas não sejam discutidos considerando outras visões, fazendo com que no momento a escolha certa pareça óbvia, quando, na realidade, não é. Além disso, já ficou comprovado que a diversidade pode ser extremamente rentável para as empresas. Para se ter uma ideia, um estudo realizado pela consultoria Mckinsey mostrou que as empresas que investem em diversidade de gênero têm 15% mais chances de alcançar lucros maiores do que as demais e o aumento da diversidade de raça/etnia representa uma lucratividade de 33% a mais do que se comparado com as demais companhias que não promovem a inclusão. Lembre-se: discussões melhores resultam em escolhas melhores.

Além disso, agir de maneira complexa em um domínio caótico, por exemplo, pode fazer com que você perca: oportunidades únicas, tempo analisando e fazendo experimentos que não são necessários, recursos que poderiam ser aplicados em inovação, afetando também a sua credibilidade com o time.

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Como sobreviver em um ambiente de alta complexidade?

É impossível falar sobre cynefin sem explorar o conceito da teoria da complexidade, que conceitua a realidade como não linear, difusa e inacabada. Assim, examinar agentes de forma isolada não faz sentido, já que estamos em um sistema emaranhado, com múltiplas conexões entre os elementos do sistema e fora dele.

Na complexidade, o que chamamos de “mentalidade binária” pode induzir a escolhas erradas e, até mesmo, uma certa paralisia diante das situações, te impedindo de fazer escolhas.

O grande problema de não identificar corretamente os cenários é: não tomar as melhores decisões de acordo com o cenário, complicando situações simples, simplificando situações complexas ou complicadas ou ainda não reagir com rapidez em momentos de caos.

Quando confrontados com situações complexas, que requerem várias respostas e decisões, nem todos os líderes atingem os resultados esperados, justamente porque eles costumam optar por métodos comuns de gestão e liderança, que podem até funcionar bem em alguns casos, mas não em todos. Isso acontece porque muitas dessas ideias estão fundamentadas no conceito da previsibilidade, assumindo que no mundo as situações também podem ser simplificadas. Porém, a realidade é bem diferente.

As situações mudam com muita rapidez, como o que aconteceu em março de 2020, com o início da pandemia do novo coronavírus, que tornou tudo mais complexo. Uma boa liderança não significa utilizar apenas métodos e preposições “one-size-fits-all”.

Além disso, há um outro componente fundamental no domínio complexo: a experimentação. Só de falar nesse tema, muitos já pensam no tempo que os experimentos vão levar e no esforço que eles demandam, o que faz com que muitos hajam de forma caótica no domínio complexo.

A consequência disso é: o resultado esperado não vai ser atingido e você vai acabar voltando para a estaca 0. Ou seja, no final das contas, você vai acabar gastando mais tempo e mais recursos para não obter as respostas que você precisa para atuar no complexo.

Para evitar que esses experimentos sejam um gargalo na sua operação, que pode até mesmo te levar a um caos desnecessário, existem boas práticas que você pode seguir:

– Defina o tempo do experimento de acordo com a realidade da empresa;

– Antes do experimento começar deixe claro para todos o que significa que o experimento deu certo e o que sinaliza que deu errado;

– Envolva as pessoas que serão impactadas por esse experimento na participação dele;

– Alterne entre conflitos diretos e oblíquos, porque normalmente cada um dá um tipo de resposta diferente;

– Experimentos podem ser melhorados por meio do trabalho colaborativo. Isso faz com que as pessoas se sintam valorizadas e participem da situação como um todo.

– Esteja aberto para as verdadeiras respostas dos experimentos, porque eles podem gerar insights valiosos.

Por fim, é importante deixar claro que a complexidade faz parte da realidade humana e que as mudanças, que ocorrem praticamente todos os dias, devem ser encaradas com mais naturalidade. Os erros no percurso devem ser analisados, para que sirvam de aprendizado.

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Como escolher o fluxo de trabalho para o meu projeto com o Cynefin?

Quando o assunto é entender como agir em uma determinada situação, o framework do cynefin nos mostra que é importante assimilar o contexto para tomar boas decisões. Agora, vamos exemplificar algumas situações e seus respectivos fluxos, de acordo com os domínios que já apresentamos.

Importante salientar que os fluxos não são, necessariamente, certos ou errados. Como eles possuem características distintas, eles se tornam mais ou menos apropriados, de acordo com o contexto. Para esse caso podemos pegar o Waterfall como exemplo, já que, com a popularização da metodologia ágil, esse tipo de fluxo de trabalho é considerado “ultrapassado”, por muitos. Porém, como veremos abaixo, existe sim utilidade para ele.

Para escolher o seu fluxo de trabalho, é importante entender primeiro qual o tipo de trabalho você precisa fazer e como eles vão ser organizados. Aqui, vamos considerar principalmente projetos de desenvolvimento de software.

O walterfall, por exemplo, é interessante de ser aplicado entre os domínios claro e complicado, dependendo do nível de incerteza do projeto. Porém, é importante ter em mente que nesse fluxo há um certo ganho em produtividade, mas se houver refações o custo da mudança acaba sendo muito alto.

O kanban se encaixa no domínio complicado, porque assim como o Waterfall ele também é sequencial, porém o tamanho do lote é menor, dando mais fluidez ao fluxo, com uma capacidade maior de observação.

O scrum se encaixa melhor em zonas de complexidade, já que as tarefas que compõe o trabalho são emaranhadas, até porque desenvolver um software 100% novo, que ainda não existe, requer o lançamento de pequenos MVPs, para avaliar a resposta do mercado, até que o desenvolvimento chegue entre os domínios complicado e o claro.

E, claro, como salienta esse artigo da Forbes, no caótico não existe um fluxo recomendado, porque é impossível prever como os agentes vão se comportar.

Assim como no post de sensemaking, você pôde ver nesse artigo como o uso do cynefin é importante para o processo de desenvolvimento de software e escolha do fluxo de trabalho ideal, de acordo com o domínio. Por isso, os princípios de cynefin estão sempre presentes nos nossos projetos aqui na OPUS Software, garantindo as melhores escolhas de fluxo de trabalho, por exemplo.

O modelo de trabalho da OPUS foi criado pensando em Business Agility, ou seja, na utilização dos conceitos ágeis que possibilitem o entendimento de contexto e das necessidades para, com base nisso, tomar a melhor decisão, para evitar problemas, como o que apresentamos nesse post. Por isso, todo o projeto é desenhado levando em consideração o contexto e os desejos específicos de cada cliente.

Para saber mais sobre nossa metodologia de trabalho, é só entrar em contato com a gente!