Como fazer um planejamento estratégico de TI eficiente

Planejamento estratégico de TI ou PETI é uma ferramenta fundamental no processo de elaboração de estratégias, que vão definir a forma com a qual a tecnologia vai ser utilizada, estruturada e organizada em uma empresa.

Hoje em dia, é inegável o papel que a tecnologia desempenha nas organizações. Afinal, de acordo com uma pesquisa realizada pela consultoria Gartner, os gastos mundiais com TI devem chegar a US$ 4,5 trilhões em 2022, o que representa um aumento de 5,1% em relação a 2021. Mas de que forma esses gastos são distribuídos na organização?

De acordo com o relatório “Agenda 2022” da Deloitte, que coletou dados de quase 500 organizações que faturam juntas o equivalente a 35% do PIB do Brasil, os investimentos em tecnologia vão se concentrar em aplicativos, sistemas e ferramentas de gestão (96%); infraestrutura (96%); gestão de dados (95%); segurança digital (95%); customer marketing (81%), atendimento ao cliente (78); canais de venda (71%); robôs móveis autônomos (AMR) (39%); digitalização do parque fabril (34%) e realidade virtual aumentada e drones (29%).

Mesmo com as incertezas econômicas, sociais e políticas do país, a expectativas dessas empresas é de que esses investimentos se revertam em aumento de produtividade e receita. Entretanto, como podemos avaliar, a maioria dos investimentos está relacionada ao operacional.

Então, voltando ao planejamento estratégico de TI, como escolher o que é prioridade? Como assegurar que a inovação não vai ser ofuscada pelos gastos operacionais? Como alinhar os interesses do negócio com a área de TI? De que forma os CIOs ou os executivos de TI podem atuar mais estrategicamente na organização? Para conferir as respostas para essas e outras questões, é só continuar acompanhando o nosso post!


 

Como montar um bom planejamento estratégico de TI?

O primeiro passo para a elaboração de um bom planejamento estratégico de TI é entender que nenhum plano vai ser igual ao outro, justamente porque o PETI precisa estar alinhado com os objetivos e valores de cada organização.

Quando a estratégia não é clara para todos, é comum que cada um tenha uma ideia diferente de qual deveria ser o foco da TI. A área de finanças vai querer reduzir custos, algumas áreas vão querer melhorias operacionais, growth vai estar focado em crescimento rápido, negócios vão buscar por produtividade e diferenciação e por aí vai.

Porém, nós sabemos que a tecnologia tem potencial não só para melhorar a infraestrutura e o operacional, mas também para gerar valor, seja por meio da transformação digital ou de inovações, alinhadas a estratégia do negócio.

Por isso, o processo pelo qual passa o desenvolvimento de um planejamento estratégico de TI, deixa claro para todos o que deverá ser feito e quais são as expectativas para o trabalho.

Esse tipo de planejamento reforça o papel estratégico da TI dentro da organização, evitando que o time seja um simples “apagador de incêndios”, apenas resolvendo problemas tecnológicos e sem capacidade de inovar.

Além disso, quando as diretrizes são claras, a tendência é que a área de negócios e a de tecnologia fiquem mais alinhadas, já que, normalmente, essas duas áreas são orientadas por estratégias diferentes. De acordo com esse artigo da Deloitte, a área de negócios precisa de mais adaptação, procurando por sistemas mais flexíveis e que consigam se adequar às mudanças necessárias no mercado; enquanto isso, a área de TI procura manter os sistemas consistentes e seguros.

Confira abaixo, os passos para montar o seu planejamento estratégico de TI

1º passo: Análise de contexto

Atualmente, as mudanças acontecem com muita agilidade, tornando o mercado ainda mais dinâmico, fazendo com o que processo de tomada de decisão seja ainda mais complexo.

Por isso, o primeiro passo do PETI é justamente fazer uma análise de contexto, que te possibilite entender o lugar que sua organização ocupa, onde ela quer chegar e quais são os meios para isso. Além disso, não deixe de avaliar também a situação atual das tecnologias da empresa, a infraestrutura organizacional, arquitetura dos sistemas e projetos atuais.

Existem algumas ferramentas que podem te auxiliar nesse processo, são elas: sensemaking, cynefin e pace layered.

Sensemaking 

Sensemaking pode ser definido como “fazer entender, criar sentido ou dar significado” para algo. Ele é uma das ferramentas de análise de contexto, que ampliam o entendimento das necessidades de uma determinada situação. Isso porque, no dia a dia dos projetos é muito comum se deparar com situações complexas, que precisam ser “desvendadas” e explicadas para outras pessoas.

Ele pode ser utilizado, por exemplo, para garantir que as melhores escolhas sejam feitas, para atingir o objetivo de geração de valor do negócio.

Simplificando, o sensemaking pode ser divido em 3 fases:

  • Exploração do ambiente;
  • Contextualização do sistema;
  • Aprendizado e atuação sobre o sistema.

Cynefin 

O cynefin é um framework de sensemaking e decision making. Representado por uma forma de linhas orgânicas, ele é composto por 5 domínios: 1-Claro, 2-Complicado, 3-Complexo, 4-Caótico e 5-Confuso.

Cada domínio possui características próprias, que orientam os modos de agir em cada situação, dependendo do nível de complexidade e imprevisibilidade que foi diagnosticado no contexto. Ou seja, além de ser um framework que permite dar sentido para as situações, o cynefin é utilizado para guiar a tomada de decisões.

Para utilizar bem esse framework tenha em mente que os detalhes são muito importantes. Por isso, as discussões devem ser orientadas pelos dados, utilizando essas informações para dar sentido e significado para as situações.

Pace layered

Pace layered é uma metodologia criada pela consultoria Gartner para categorizar, selecionar, gerenciar e orientar esquemas de governança como forma de apoiar inovações e mudanças tecnológicas nas empresas.

Dividido em 3 camadas (systems of record, systems of differentiation e systems of innovation), elas devem orientar o ritmo no qual as ideias da sua organização serão colocadas em prática.

Na imagem abaixo você confere um esquema que relaciona os conceitos das camadas com a velocidade de mudança que cada uma delas exige:

Pace layered

Dessa forma, o pace layered garante que a inovação ou a diferenciação não seja negligenciada na hora do planejamento.

2º passo: Definição de objetivos 

O próximo passo é fundamental para concretizar as estratégias: a definição dos objetivos.

Para isso, é importante ter em mente os tópicos abaixo:

  • visão da TI;
  • a missão do setor;
  • seus objetivos estratégicos;
  • os valores essenciais da TI.

Agora, no momento de definir os objetivos não se esqueça de que eles precisam ser realistas, para evitar problemas na execução, desalinhamento de expectativas, quebra de confiança ou ainda prejudicar o time na hora de demonstrar o valor gerado para a organização.

Para esse passo, é possível utilizar os critérios SMART, que são um anagrama para:

  • SPECIFIC: criar objetivos específicos ou de fácil compreensão para todos;
  • MEASURABLE: eles precisam ser mensuráveis e com valor relacionado;
  • ATTAINABLE: possíveis de serem conquistados pelo time;
  • RELEVANT: objetivos relevantes, com alto impacto no negócio;
  • TIME BASED: com prazo definido para finalização.

3º passo: Análise financeira

É impossível fazer um planejamento estratégico de TI sem considerar os aspectos financeiros dessa empreitada, especialmente quando falamos na área de tecnologia. Muitas vezes, o investimento inicial representa um valor considerável, que pode ser aplicado em atualizações tecnológicas, invocações, transformação digital, contratação de serviços etc., que possuem tempos de retorno e impactos diferentes.

Uma boa dica é categorizar os investimentos necessários (entre Capital Expenditure e Operational Expenditures, por exemplo) de acordo com o que foi definido nos objetivos, para equilibrar os impactos e retornos. Além disso, a análise de contexto realizada no passo 1 também deve ajudar nessa categorização, para entender a complexidade das escolhas.

Isso porque, pode ser que um investimento que tenha uma alto impacto no fluxo de caixa, traga um retorno que será fundamental para a estratégia e os objetivos da organização. Claro, há riscos a serem assumidos e por isso, é necessário o planejamento.

4º passo: Elaboração de cronograma

O 4º passo é mais estrutural, mas não deixa de ser importante, justamente porque ele será um complemento do próximo item. A ideia é estruturar os objetivos de acordo com a execução, definido prazos e prioridades.

Como estamos pensando na execução, é interessante também pensar em responsáveis e na possível aplicação de frameworks da metodologia ágil para organizar as tarefas e entregas.

5º passo: Apresentação para a empresa 

Uma das principais vantagens do planejamento estratégico de TI é a possibilidade de ter um documento que facilite a comunicação com as outras áreas, especialmente a de negócios, que como já comentamos, costuma ter mais descompassos com a TI.

A área de tecnologia precisa falar a língua do negócio, se inserindo nos processos, se mostrando como uma figura relevante no processo de tomada de decisão, assumindo o posicionamento estratégico, pensando no planejamento.

>>Leitura recomendada: Cultura ágil: todas as empresas precisam de business agility?

Governança de TI e o planejamento estratégico de TI 

A governança de TI é um conjunto de diretrizes, habilidades, competências e responsabilidades assumidas pela diretoria e pelo time TI para guiar as ações organizacionais, de modo a controlar processos, gerenciar o planejamento estratégico, otimizar a aplicação de recursos, dar suporte para a tomada de decisões e garantir a segurança das informações.

O objetivo da governança de TI é:

  • Dar suporte para uma tomada de decisões fundamentadas;
  • Garantir a segurança das informações;
  • Otimizar a aplicação de recursos;
  • Controlar processos internos.

Como a gestão de recursos é uma das atribuições da governança de TI, essa estrutura pode contribuir também na tomada de decisões, criando critérios de priorização para garantir o alinhamento com os objetivos do negócio e gestão do portfólio, com base no retorno dos projetos e ativos para a organização.

>> Leitura recomendada: Descubra por que adotar frameworks ágeis não é a mesma coisa que ter business agility

 

Transformação digital: qual o momento certo de investir? 

Transformação digital consiste em utilizar a tecnologia com o objetivo de criar novas soluções para problemas que já existem. Nas empresas, ela se dá em 3 dimensões: processos, sistemas e pessoas. Ou seja, é por meio da transformação digital que é possível desburocratizar etapas e setores, aumentar a produtividade, otimizar processos e dar mais espaço para o desenvolvimento das soft skills.

A transformação digital acaba sendo o propósito de grande parte dos projetos dentro das empresas, justamente porque ela tem um grande potencial de gerar valor e receita para as organizações. De acordo com o IDC, até 2024 mais da metade dos investimentos de tecnologia estarão relacionados a jornada de transformação digital.

Segundo esse artigo da Forbes, escrito por Jen Felch, CIO e CDO da Dell, para se preparar para o futuro, a TI precisa trabalhar com talentos, garantir a cibersegurança e promover uma forte colaboração.

Para Jen, agora, mais do que nunca, as empresas precisam reconhecer o valor estratégico da TI, a transformação digital continua acelerada (algo que já vem acontecendo desde a pandemia), tornando ainda mais complexa a atuação da área de TI para equilibrar a operação com a inovação.

“Isso também apresenta oportunidades para 2022. Quando eu falo com outros líderes de TI, vemos as mesmas oportunidades: otimizar as operações de TI para velocidade e qualidade pode ser o necessário para executar com mais eficiência e transformar. Estar pronto para o que vier a seguir significa reexaminar a TI de cima a baixo para que ela possa transformar os negócios, cuidar de seu pessoal e garantir que tudo seja feito de maneira transparente, segura e responsável”, explica Jen.

Por isso, é importante considerar no planejamento estratégico de TI o nível de maturidade digital da organização e os objetivos de crescimento, para selecionar os investimentos.

>>Leitura recomendada: Como a aceleração digital te ajuda a superar os desafios da mudança

O papel do CIO está mudando: como se destacar 

Como já comentamos acima, o relacionamento com a área de negócios com a TI começa a ser cada vez mais fundamental, ainda mais quando os executivos de tecnologia começam a compreender todo o negócio, com maior participação no planejamento estratégico da empresa, que vai refletir no planejamento estratégico de TI.

Esse artigo do portal CIO aponta que uma das habilidades pré-requisito para os líderes de TI é justamente a compreensão profunda do negócio, porque é impossível participar de forma significativa da visão, estratégia ou objetivos de um negócio ou setor, sem um entendimento profundo.

Isso porque, o negócio é cheio de nuances e complexidades que não são restritos apenas à tecnologia, mas ao processo e contexto ao qual a empresa está inserida.

Inclusive, o nosso CEO, Franciso Barguil, também em artigo para portal CIO apontou essa tendência. “Atualmente, o profissional que atinge a posição de CTO/CIO é alguém que sabe exercer a liderança, tem conhecimento da cultura organizacional, capacidade de resolver problemas e entende de gestão, estratégia, produtos e serviços da empresa. No exercício da função já estaria envolvido em projetos de todas as áreas da empresa, no entanto, hoje, tem o olhar multidisciplinar, interagindo com as equipes e não apenas cumprindo tarefas solicitadas”, explicou Barguil.

>>Leitura recomendada: Modelo de Tuckman: como construir equipes produtivas

 

Planejamento estratégico de TI: colocando projetos em prática

“Como colocar o planejamento em prática?”. Essa é uma pergunta que, provavelmente, todos os gestores e executivos de TI já se perguntaram. A realidade é que assim como não existem dois planejamentos iguais, também não existem respostas prontas para garantir a execução do planejamento estratégico de TI.

Entretanto, esse exercício já garante passos muito importantes, como o alinhamento com a organização e que TI e negócios estejam na mesma página. Mostrando os resultados e o valor gerado por meio desse planejamento.

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